BİRİKİM PİLLERİ BATARYA TEKNOLOJİLERİ ANONİM ŞİRKETİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

İÇİNDEKİLER

1. POLİTİKANIN AMACI VE KAPSAMI
2. KAVRAMLARA AİT TANIMLAR
3. KİŞİSEL VERİLERİN KAYIT ORTAMLARI
4. ÇALIŞAN, ADAY, STAJYER VE FİZİKSEL ZİYARETÇİ KİŞİ GRUPLARI
   1. Aday ve Stajyer Kişi Grubuna İlişkin Toplanan Kişisel Veriler
   2. Çalışan Kişi Grubuna İlişkin Toplanan Kişisel Veriler
   3. Stajyer ve Adayların Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Amaçları
   4. Çalışanların Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Amaçları
   5. Çalışan, Stajyer ve Adayların Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Yöntemleri
   6. Stajyer ve Adaylar Hakkında Referans Araştırması Yapılması
   7. Çalışan, Stajyer ve Adayların Kişisel Verilerine İlişkin Hakları
   8. Stajyerlik  ve  Adaylık  Sürecinde  Toplanan  Kişisel  Verilerden  İşe  Alım Halinde İşlenmesine Devam Edilecek Olanlar
   9. Çalışanların, Stajyer ve Adayların Kişisel Verilerinin Güvenliği
5. MÜŞTERİ – TEDARİKÇİ veya TEDARİKÇİ ÇALIŞANI
   1. Müşterilere İlişkin Toplanan Kişisel Veriler
   2. Tedarikçi veya Tedarikçi çalışanı Toplanan Kişisel Veriler
   3. Müşterilerin   ve   Tedarikçi   veya   Tedarikçi   Verilerinin   Toplanma   ve İşlenme Araçları
   4. Müşterilerin  ve  Tedarikçi  veya  Tedarikçi  çalışanı  Kişisel  Verilerinin Toplanma ve İşlenme Yöntemleri
   5. Müşterilerin ve Tedarikçi veya Tedarikçi çalışanı Kişisel Verilerine İlişkin Hakları
6. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER
   1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme
   2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama
   3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
   4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
   5. İlgili  Mevzuatta  Öngörülen  veya  İşlendikleri  Amaç  İçin  Gerekli  Olan Süre Kadar Muhafaza Etme
7. KİŞİ GRUPLARININ KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ ŞARTLARI
   1. Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi
   2. Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması
   3. Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgili Olması
   4. BİRİKİM PİLLERİ’ in Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi
   5. Kişi Gruplarının Kişisel Verisini Alenileştirmesi
   6. Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması
   7. Meşru Menfaate Dayalı Olarak Verilerin İşlenmesi
   8. Kişi Grubunun Kişisel Verilerinin Açık Rızaya Dayalı Olarak İşlenmesi
8. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENEBİLECEĞİ HALLER
   1. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Açık Rızaya Dayalı Olarak İşlenmesi
   2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Açık Rıza Olmaksızın İşlenebileceği Haller
9. KİŞİ GRUBUNUN AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ
10. KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZE EDİLMESİ
11. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI
    1. İşlenme Koşulları
    2. İşleme Amaçları
12. KİŞİSEL VERİLERİN YURTİÇİ VE/VEYA YURTDIŞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLERE
    1. Kişisel Verilerin Aktarılması
    2. Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları
13. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ
14. KİŞİ GRUPLARININ YASAL HAKLARI VE KULLANMA YÖNTEMLERİ
    1. KVKK Kapsamında Kişisel Verilere İlişkin Haklar
    2. Kişisel Verilere İlişkin Hakların Kullanılmasına İlişkin Esaslar
15. YÜRÜRLÜK VE GÜNCELLENEBİLİRLİK

1. POLİTİKANIN AMACI

BİRİKİM PİLLERİ BATARYA SANAYİ VE TİCARET LTD.ŞTİ. (BİRİKİM PİLLERİ) KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI (“Politika”) BİRİKİM PİLLERİ tarafından gerçekleştirilmekte olan işleme faaliyetlerine ve işlenmekte olan kişisel verilerin korunmasına yönelik iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

2010 yılında yapılan değişiklik sonucunda Anayasanın 20. maddesine eklenen fıkra ile kişisel verilerin korunması Anayasal güvence altına alınmış ve kişisel verilerin korunmasına ilişkin usul ve  esasların kanunla düzenleneceği hükme  bağlanmıştır.  Bu kapsamda, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 07.04.2016 tarihinde yürürlüğe  girmiştir. Öncelikle bir Anayasal hak olan kişisel verilerin korunması konusunda BİRİKİM PİLLERİ, şirket bünyesinde farkındalığın oluşması için gerekli çalışmaları düzenleyerek ve iç işleyişi kişisel verilerin korunması mevzuatına uyumlu hale getirerek bunu bir şirket politikası haline getirmektedir.

Bu Politika, BİRİKİM PİLLERİ tarafından kişisel verilerin korunması kanunu ve ilgili mevzuat ile ortaya konulan düzenlemelerin uygulanması bakımından yol gösterme amacı taşımaktadır.

2. KAVRAMA AİT TANIMLAR

3. KİŞİSEL VERİLEN KAYIT ORTAMLARI

BİRİKİM PİLLERİ tarafından kişisel veriler aşağıdaki kayıt ortamları aracılığıyla işlenmektedir.

• Sunucular
• Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.)
• Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb.)
• Kişisel bilgisayarlar
• Optik diskler (CD, DVD vb.)
• Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi
• Yazılımlar (ofis yazılımları, devlet kurumlarına ait yazılımlar)
• Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)
• Elektronik olmayan yazılı, basılı, görsel ortamlar

4. ÇALIŞAN, ADAY, STAJYER VE FİZİKSEL ZİYARETÇİ KİŞİ GRUPLARI

4.1. Stajyer ve Aday Kişi Grubuna İlişkin Toplanan Kişisel Veriler

BİRİKİM PİLLERİ, iş başvurusu amacıyla kendisine başvuran aday kişi grubuna ilişkin olarak;

• Ad Soyadı
• Doğum yeri/tarih                                                                                                                                                                    
• Telefon, Adres
• Eğitim durumu
• İş deneyimleri
• Mesleki Deneyim
• Referans
• Sürücü Belgesi Bilgileri

4.2. Çalışan Kişi Grubuna İlişkin Toplanan Kişisel Veriler

BİRİKİM PİLLERİ, iş ilişkisi/ iş sözleşmesinin ifası nedeni ve amacıyla çalışan kişi grubuna ilişkin olarak;

• Ad Soyadı
• İkamet adresi
• Yakın Bilgileri (eş ve çocuklar)
• Çocuk sayısı
• Eş çalışır/çalışmaz
• Bölüm İşyeri
• İşe giriş tarihi
• Cinsiyet
• Doğum Tarihi
• Medeni Hali
• Görevi
• Ücret
• Banka adı-şube
• Hesap No-IBAN No
• Engel Durumu
• BES-AGİ Formu
• Kimlik fotokopisi
• İşe Giriş Periyodik Muayene Formu
• İkametgâh belgesi
• Sabıka Kaydı
• İş Sözleşmesi
• Fazla Çalışma Muvafakatnamesi
• SRC Belgesi
• Diploma
• İşe Giriş/ Periyodik Muayene
• Adres
• Telefon           
• Cinsiyeti
• Yaş
• Doğum Tarihi/Yeri
• Kullanılan İlaçlar
• Boy-Kilo
• İşitme Testi
• Akciğer filmi
• Portör Muayenesi
• Kan Grubu
• SFT
• Tam Kan Testi
• Engellilik ve Meslek Hastalığı Bilgileri
• Geçirilmiş ameliyatlar
• Kronik Rahatsızlıklar
• İSG Uzmanı Sicil No
• İş yeri Hekimi Diploma No
• İP ADRESİ
• MAC ADRESİ
• ERİŞİM LOG KAYITLARI
• Video-Fotoğraf
• Dosya No
• İcra kesintileri
• IBAN NO
• Adres
• TCKN

4.3. Adayların ve Stajyerlerin Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Amaçları

BİRİKİM PİLLERİ başvurunun niteliğini dikkate alarak adayın aşağıdaki amaçlarla kişisel verilerini işlemektedir:

• Stajyer veya Adayın niteliğini, tecrübesini, ilgisini ve açık pozisyona uygunluğunu değerlendirmek,
• Gerektiği takdirde, adayın ilettiği bilgilerin doğruluğunun kontrolünü yapmak veya  üçüncü kişilerle iletişime geçip aday hakkında referans araştırması yapmak,
• Başvuru ve işe alım süreci hakkında  aday  ile  iletişime  geçmek  veya  uygun  olduğu  takdirde, sonradan yurtiçinde veya yurtdışında açılan herhangi bir pozisyon için aday ile iletişime geçmek,  
• Herhangi bir mevzuatın gereklerini ya da yetkili kurum veya kuruluşun taleplerini karşılamak,
• BİRİKİM PİLLERİ’nin uyguladığı işe alım ilkelerini geliştirmek ve iyileştirmek,
• İş sağlığı ve güvenliği çerçevesinde yapılması gereken faaliyetleri icra etmek.

4.4. Çalışanların Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Amaçları

BİRİKİM PİLLERİ çalışan kişi grubunun aşağıdaki amaçlarla kişisel verilerini işlemektedir:

• BİRİKİM PİLLERİ’nin uyguladığı iş sözleşmesi ilkelerini geliştirmek ve iyileştirmek,
• Acil durum süreçlerinin yürütülebilmesi,
• Denetim etik faaliyetlerin yürütülebilmesi,
• İnsan kaynakları süreçlerinin yürütülebilmesi,
• Doğabilecek uyuşmazlıklarda veya gerçekleşebilecek adli bir vakada yetkili kamu kurum veya kuruluşların taleplerinin karşılanabilmesi,
• Çalışanın istihdamı ile ilgili olarak yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla,
• Personellere maaş hesabı açılması, gerektiği durumlarda kiralık araç verilmesi, telefon verilmesi, telefon hattı verilmesi, yemek kartı verilmesi, otomatik bireysel emeklilik işlemlerinin yerine getirilmesi amacıyla,
• Çalışanın görevini yerine getirebilmesi için gerekli sağlık koşullarının takibi amacıyla;
• Çalışanın maaşına konulan maaş hacizlerinin takibi amacıyla,
• BİRİKİM PİLLERİ’ın gizlilik politikalarının ve standartlarının sağlıklı olarak temini ve denetimi amacıyla,
• Acil durumların varlığı halinde Çalışanın kendi rızası ile verdiği kişiler ile iletişime geçilmesi amacıyla,
• İşe giriş ve çıkışların tespiti ve kontrolü amacıyla,
• Üst yönetime yapılacak raporlama ve analizlerin hazırlanması amacıyla,
• Yazılım, kurumsal kaynak planlaması, raporlama, pazarlama vs. gibi işlevlerin yerine getirilmesi,
• İşyerinde gizlilik ve güvenlik uygulamaları nedeniyle kamera görüntülerinin kaydedilmesi,
• Kanun ve yönetmelikler ile belirlenmiş gerekliliklerin ifa edilmesi (vergi mevzuatı, sosyal güvenlik mevzuatı, borçlar hukuku mevzuatı, ticaret hukuku mevzuatı, iş sağlığı ve güvenliği hukuku, elektronik iletişim ile ilgili mevzuat vs. ilgili tüm mevzuatlar)
• İş sağlığı ve güvenliği çerçevesinde yapılması gereken faaliyetlerin icra etmek.

4.5. Çalışanların ve Adayların Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Yöntemleri

İşe  alım  sürecinde  adayların  kişisel  verileri  bu  Politika’da  belirtilen  diğer  yöntem  ve vasıtalarla birlikte veya ek olarak aşağıdaki yöntem ve vasıtalarla toplanmaktadır:        

• Matbu veya elektronik ortamda yayınlanan başvuru formu,
• Adayların BİRİKİM PİLLERİ’ne e-posta, kargo, referans ve benzeri yöntemlerle ulaştırdıkları özgeçmişler.
• BİRİKİM PİLLERİ, toplanan kişisel verileri bilgisayar sistemleri ve insan kaynakları personeli vasıtasıyla otomatik olan veya otomatik olmayan yollarla işler.
• İstihdam veya danışmanlık şirketleri, İşkur, İK siteleri ile Linkedin,
• Aday tarafından iletilen bilgilerin doğruluğunu teyit etmek amacıyla yapılan kontroller ile BİRİKİM PİLLERİ tarafından yapılan araştırmalar.
• BİRİKİM PİLLERİ, toplanan kişisel verileri bilgisayar sistemleri ve insan kaynakları personeli vasıtasıyla otomatik olan veya otomatik olmayan yollarla işler.

4.6. Adaylar ve Stajyerler Hakkında Referans Araştırması Yapılması

BİRİKİM PİLLERİ, adaylar ve stajyerler hakkında, adayların ve stajyerlerin iş başvuru formunda ilgili alanları doldurmak suretiyle belirtmiş olduğu bilgiler ile referans araştırması yapabilir. Yapılacak referans araştırması genel olarak adayın ve stajyerin verdiği bilgilerin doğruluğunu teyit etmeye yönelik olacaktır. Ayrıca adayın ve stajyerin kendisi hakkında sakladığı ve BİRİKİM PİLLERİ açısından risklerin doğmasına sebep olabilecek bilgileri tespit etmek de yapılabilecek araştırmanın amaçları arasında olacaktır. Referans araştırması yapılması amacıyla iletişime geçilecek olan kişilere karşı aydınlatma yükümlülüğü ilk iletişim anında BİRİKİM PİLLERİ yetkilisi tarafından yerine getirilecektir. Yapılacak referans araştırması kapsamında üçüncü kişilerle adaylara ait kimlik bilgileri, iş ve  eğitim  tecrübeleri  gibi  gerekli  kişisel  veriler  paylaşılabilir.  Ayrıca  stajyerler  ve  adaylar hakkında üçüncü kişilerden kişisel veri elde edilebilir. Stajyerler ve Adaylar, kendileri ile ilgili yapılacak referans araştırması hakkında her zaman BİRİKİM PİLLERİ ile irtibat kurabilir.

4.7. Çalışanların ve Adayların Kişisel Verilerine İlişkin Hakları

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 11. Maddesinden kaynaklanan haklarını kullanmak isteyen adaylar bu Politika ‘da açıklanan usul ve esaslar kapsamında BİRİKİM PİLLERİ’ e başvurabilirler.

4.8. Stajyerlik ve Adaylık Sürecinde Toplanan Kişisel Verilerden İşe Alım Halinde İşlenmesine Devam Edilecek Olanlar

İşe alım süreçleri boyunca stajyer ve aday hakkında toplanan ve işlenen tüm kişisel veriler, adayın ilgili açık pozisyonda istihdam edilmesine karar verilmesi halinde özlük dosyasına  aktarılır.

4.9.Çalışanların, Stajyerlerin ve Adayların Kişisel Verilerinin Güvenliği

BİRİKİM PİLLERİ işlediği kişisel verilerin güvenliği bakımından, veri konusu kişi grupları (aday, stajyer gibi) arasında ayrım gözetmez. Kişisel verilerin güvenliği hakkında detaylı bilgi bu dokümanın kişisel verilerin güvenliğine ilişkin bölümünde yer almaktadır.

5. MÜŞTERİ

5.1.   Müşterilere İlişkin Toplanan Kişisel Veriler

BİRİKİM  PİLLERİ  tarafından  müşteriye  sunulan  hizmet,  ürün  ya  da  ticari  faaliyete  bağlı olarak değişkenlik gösterebilmekle beraber; sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda, BİRİKİM PİLLERİ  tarafından  temin  edilerek  ve  BİRİKİM  PİLLERİ  ürün  ve  hizmetlerini  kullanımınız süresince aşağıda yer alan kişisel verileriniz işlenmektedir:

• Ad-Soyadı
• Adres
• Telefon
• E-posta
• TCKN
• Banka IBAN No Bilgileri (İade işlemleri sırasında)
• Fatura Bilgisi

5.2. Tedarikçi veya Tedarikçi çalışanı İlişkin Toplanan Kişisel Veriler

• Ad ve soyadı
• Telefon numarası,
• Elektronik posta adresi (iletişim bilgileri),
• Adres
• TC kimlik numarası
• Firma Cari Bilgisi
• İmza

5.3. Müşterilerin ve Tedarikçi yetkilisi veya Tedarikçi çalışanı Verilerinin Toplanma ve İşlenme Amaçları

BİRİKİM  PİLLERİ,  müşteriye  sunduğu  hizmet  ile  aralarındaki  iş  ilişkisini  dikkate  alınarak müşterinin aşağıdaki amaçla kişisel verilerini işlemektedir:

• Müşteriye sağlanan kargo vb. hizmetlerin sağlıklı şekilde gerçekleştirilebilmesi.                                 
• İrsaliye Fatura gönderimi için verilerden yaralanmak
• Herhangi bir uyuşmazlıkta uyuşmazlığın giderilmesi için kullanmak
• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
• Mal Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
• Mal/ Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
• Mal/ Hizmet Üretim ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi
• Mal/Hizmet Satın Alma Süreçlerinin Yürütülmesi
• Denetim faaliyetlerinin yerine getirilmesi
• Ortaya çıkan uygunsuzlukların kapatılması amacıyla işlenmektedir.
• İcra işlemlerini gerçekleştirmek
• Ödeme veya tahsilat işlemleri için tedarikçiden veya müşteriden alınan bilgiler

5.4. Müşterilerin Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Yöntemleri

Görüşme  ve/  veya  değerlendirme  sürecinde  müşterilerin  kişisel  verileri  bu  Politika’da belirtilen  diğer  yöntem  ve  vasıtalarla  birlikte  veya  ek  olarak  aşağıdaki  yöntem  ve vasıtalarla toplanabilir:

• Sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda; e-posta, yazılı dilekçe/ öneri-talep formları/ teknik servis formları ile.
• İlgili kişiden talep ediliyor, fuar, toplantı vb. etkinlikler,
• İnternet sitesi üzerinden
• Çağrı Merkezi Üzerinden

5.5. Müşterilerin Kişisel Verilerine İlişkin Hakları

6698   sayılı   Kişisel   Verilerin   Korunması   Kanunu’ndan   (“KVKK”)   kaynaklanan   haklarını kullanmak isteyen müşteriler bu Politika ‘da açıklanan usul ve esaslar kapsamında BİRİKİM PİLLERİ’ne başvurabilirler.

6. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER

BİRİKİM PİLLERİ, kişisel verilerin korunması konusunda şirket politikası olarak özel bir hassasiyet göstermekte olup bu doğrultuda aşağıdaki temel ilkelerin ışığında hareket etmektedir.

6.1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme

Kişisel  verilerin  işlenmesinde  hukuksal  düzenlemelerle  getirilen  ilkeler  ile  genel  güven  ve  dürüstlük kuralına uygun hareket edilmektedir.

6.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama

Kişi  gruplarının işlenen kişisel verilerinin  doğru ve güncel olması  için dönemsel  kontrol  ve güncellemeler yapılmakta ve bu doğrultuda gerekli tedbirler alınmaktadır. Bu kapsamda kişisel  verilerin   doğruluğunu   kontrol   etme   ve   gerekli   düzeltmeleri   yapmaya   yönelik sistemler BİRİKİM PİLLERİ bünyesinde oluşturulur.

6.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

Kişisel veriler açık, belirli ve meşru veri işleme amaçlarına dayalı olarak işlenmektedir. Verilerin hangi amaçla işleneceği, aşağıda detaylı olarak yer almaktadır.

6.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

Kişisel veriler öngörülen amaç/amaçların gerçekleştirilebilmesi için ölçülü, amaçla ilintili ve sınırlı  biçimde  işlenmekte  ve  amacın  gerçekleştirilmesiyle  ilgili  olmayan  veya  ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılmaktadır.

6.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

BİRİKİM PİLLERİ kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli  olan  süre  kadar  muhafaza  etmektedir.  Bu  kapsamda,  öncelikle  ilgili  mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediği tespit edilmekte, bir süre belirlenmişse  bu  süreye  uygun  davranılmakta,  bir  süre  belirlenmemişse  kişisel  veriler işlendikleri   amaç   için   gerekli   olan   süre   kadar   saklanmaktadır.   Sürenin   bitimi   veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde, daha uzun süre işlenmelerine izin  veren  hukuki  bir  sebep  bulunmaması  hal